Uno de los obstáculos más comunes en muchas instituciones, y a veces más invisibles, en tu operación diaria es la firma de documentos: Aprobaciones detenidas, trámites en pausa, contratos esperando validación… todo por seguir dependiendo de papel, mensajeros, personas que no están disponibles o procesos que no están conectados.
Aunque parece un paso simple, este proceso puede convertirse en un cuello de botella que impacta directamente en la eficiencia operativa de toda la organización.
En las instituciones financieras lo que implica que una firma no llegue a tiempo es mucho más que un procedimiento atrasado. En un contexto donde los clientes esperan rapidez y cada minuto cuenta y seguir operando de esta manera no es sostenible.
En la práctica, procesos como la apertura de cuentas, las aprobaciones de crédito, los contratos con proveedores o los finiquitos de RRHH pueden verse retrasados por la falta de una firma a tiempo. A esto se suma la complejidad de operar con múltiples sucursales, personal en campo o zonas rurales, donde no siempre es viable esperar que el documento viaje físicamente hasta el firmante.
A pesar de los avances en transformación digital en otras áreas, muchas entidades aún no han resuelto estos procedimientos operativos. La falta de trazabilidad, los costos de mensajería y la dependencia de terceros para obtener una firma siguen siendo parte de la realidad cotidiana.
Frente a este escenario, la firma digital se ha convertido en una herramienta clave para agilizar procesos críticos sin comprometer la seguridad jurídica. Pero no cualquier solución sirve para el sector financiero: se requiere un sistema que cumpla con validaciones confiables, rutas automatizadas y trazabilidad completa.
Una de las soluciones implementadas por instituciones de la región ha sido Digisign, que permite enviar documentos a firmar a través de WhatsApp o SMS, eliminando la necesidad de correo electrónico o instalación de aplicaciones. Esto resulta particularmente útil en zonas con conectividad limitada o en operaciones con personal que no está frente a una computadora.
Cada firma está respaldada por un certificado digital de un solo uso, validación con DPI, selfie y token, y genera un registro detallado de quién firmó, cuándo y desde dónde. El sistema ofrece seguimiento en tiempo real, lo que permite monitorear el avance de cada documento en procesos de firma individuales o masivos.
Además, esta solución se adapta tanto a firmas internas (como autorizaciones de vacaciones o evaluaciones de personal) como a operaciones complejas con múltiples firmantes, aprobaciones secuenciales y validaciones centralizadas, sin requerir una estructura tecnológica pesada ni costos adicionales por volumen.
Mejorar la forma en que se firman documentos es una decisión estratégica. Permite liberar a los equipos de tareas repetitivas, reducir errores y agilizar procesos que hoy se ven detenidos por validaciones lentas o dependencias innecesarias. Es una forma concreta de avanzar hacia una operación más ágil, segura y alineada a las nuevas exigencias del sector, sin necesidad de rehacer toda la estructura existente.
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